Helen Forde
Conservadora del Public Record Office of London
Moscú, Marzo 2003
El control de desastres y la reacción es una actividad esencial para asegurar que, en caso de desastres, los archivos sufran un daño mínimo y que se puedan volver operativos, ya sea para el público o para la organización madre, lo antes posible. En mucho casos, y especialmente para los archivos electrónicos, las compañías aseguradoras en el Reino Unido solicitan evidencias de esta planificación antes de emitir el seguro. La habilidad de asegurar que el archivo en un todo esté equipado para cubrir tal emergencia puede quedar en manos de un cuerpo supervisor, tal como las autoridades locales o la oficina principal, dado que la consideración de seguridad personal y del edificio son las primeras prioridades. Planificación adicional en relación al bienestar de los valores debe ser realizada por el archivo, para que los dos planes encajen y no se confundan las líneas de responsabilidad. En algunas situaciones se puede dejar al conservador que desarrolle los procedimientos de planificación necesarios. Es conveniente seguir las guías conocidas para asegurar que no se omite accidentalmente ninguna parte vital del plan.
Esencialmente, la intención del plan es minimizar los daños a los valores de un archivo estando preparados. Esto incluye prepararse tanto en el archivo en sí y con el personal y asegurarse que se harán los arreglos para la restitución de los documentos al estado más cercano al original posible. Esto puede incluir una operación prolongada durante la cual el material empapado es congelado en un equipo especial para prevenirse de futuro daño por agua y contra empujes de moho. Algunos documentos sufren más por moho que por otras causas. Mientras están congelados no se les ocasiona más daño y luego pueden ser secados a vacío, cuando se tenga el tiempo y las facilidades para realizar el trabajo de conservación. Esto es una ayuda invalorable para el trabajo de rescate inmediato, pero el éxito depende mayormente de documentación meticulosa y manejo. Si no hay registros de qué documentos están dónde, no es posible devolverlos al archivo en el orden de prioridades requerido. Puede ser posible secar al aire otro material que sólo sufrió levemente pero esto depende del tamaño del desastre.
El desarrollo de una política para el control de desastre es un primer paso necesario para asegurar que todo el personal del archivo esté al tanto de ambos, la razón del desarrollo de una estrategia, y qué les será requerido personalmente. También habilita al autor de la política a llamar la atención de sus superiores sobre temas que a veces se pasan por alto, y de ofrecerles la oportunidad de apoyar la iniciativa. Ningún plan tendrá éxito sin el apoyo y la involucración del personal superior. Esta política no necesita ser un documento largo, pero debe incluir como mínimo las siguientes iniciativas:
- Establecer asesorías regulares de riesgo de los edificios y operaciones que se realizan en ellos, y asegurarse que el trabajo de recuperación se realiza de acuerdo a las especificaciones
- Tomar providencias financieras que habiliten la recuperación a ser realizada en caso de necesidad
- Mantener una lista de personal y contactos cuya asistencia se requiera en el escenario del desastre
- Asegurar el mantenimiento de contratos apropiados para la asistencia
- Entrenar al personal en técnicas de recuperación
- Proveer el equipo necesario para maximizar la eficiencia de cualquier operación de recupero del desastre
- Revisar cualquier operación de recupero e incorporar recomendaciones en el plan revisado.
Una vez que la política es establecida, acordada y distribuida, se deben realizar las siguientes actividades de apoyo, algunas de ellas pueden ser realizadas simultáneamente, otras deben seguir una lógica. El orden en el que se cumplan importa menos que asegurarse que todas hayan sido consideradas –
Prevención
Preparación
Reacción
Recuperación
Evaluación
Primero se debe nombrar al coordinador del plan. El o ella deberán establecer un plan de prevención, reacción y recuperación, asegurándose la disponibilidad de finanzas y de equipo y organizando el entrenamiento del personal. Las responsabilidades deben ser claramente definidas como parte de la descripción de tareas. Dado que se podrá necesitar cooperación interdepartamental, el nivel del nombramiento debe ser lo suficientemente alto para alcanzar la autoridad del cargo. Es probable que se establezca un pequeño comité interdepartamental bajo la dirección del coordinador, para facilitar la cooperación entre todos aquellos involucrados en el trabajo de desastre. Posibles miembros de este comité serían personal de seguridad, oficiales de prensa, personal de mantenimiento del edificio, conservadores, coordinador y cabezas de grupo (team leaders). El involucramiento es crucial para garantizar la dedicación a minimizar el daño al contenido del archivo.
Los desastres pueden ser divididos entre aquellos que ocurren como resultado de fenómenos naturales, como terremotos, erupciones volcánicas, tsunami (olas gigantes) y huracanes.o aquellos ocasionados por el hombre, como inundaciones, incendios, colapsamiento de edificios, incendio provocado, vandalismo o robo. Muchos de los desastres naturales causan los mismos efectos que los ocasionados por el hombre, pro en una escala mayor. Las áreas del mundo en que pueden ocurrir generalmente tienen planes detallados de emergencia nacional para limitar el daño. Planes hechos para el archivo –como la instalación de postigos en las ventanas en áreas de huracanes – tendrán que ser coordinados con el esfuerzo nacional.
El asesoramiento de riesgo de los edificios, tanto interior como exterior, debe ser una medida de rutina efectuada regularmente y especialmente al comienzo del invierno o estación de lluvias. Debe incluir la investigación de desagües y cañerías, desagües y canaletas de las calles, instalaciones eléctricas externas e internas y marcos de puertas y ventanas, como mínimo. Se debe recordar al personal las buenas prácticas para asegurar la práctica segura, especialmente con la alta incidencia de maquinaria de oficina disponible en cada organización. Las reparaciones y reemplazos necesarios y procesos de mantenimiento, como la limpieza regular del desagüe callejero, se deben hacer junto con un esquema de control futuro. Como medida básica de seguridad, todo el equipo eléctrico debe estar documentado con fecha de instalación y estimación de vida útil. Se deben hacer los reemplazos apropiados para evitar el peligro de incendios eléctricos. Se debe recordar anualmente al personal y a los lectores su responsabilidad en el tema de prevención de incendios, así como un reglamento para fumadores aplicable a todos.
En el caso de un desastre, la brigada local de bomberos debe poder actuar eficiente y rapidamente. La conexión con ellos sobre una base regular es imprescindible, no descuidando la explicación de la naturaleza de los valores archivísticos y su localización en el edificio. El beneficio de estos contactos ha sido probado ampliamente en numerosas ocasiones donde los bomberos han ayudado para minimizar el daño de mojar el material o el aún más insidioso daño por humo. El suministro de planos detallados del piso es necesario tanto para el archivo como para el operador del fuego o salvataje y debe ser una prioridad si aún no existe. Debe indicarse la localización de registros vitales – aquellos sin los cuales no puede funcionar la organización – los materiales prioritarios y el lugar de llaves de agua, de gas y otros peligros. La mayoría de los edificios modernos tienen un panel de incendio con información sofisticada para los bomberos, pero esto generalmente no se encuentra en edificios históricos o privados. El coordinador de desastre y el comité deben estar familiarizados con el panel así como proveer cualquier información adicional necesaria para los servicios de emergencia.
La preparación para un programa de recuperación de desastre comprende listar a todos los que suministran servicios de emergencia y equipo confiable en proveer las cosas esenciales, junto con sus números telefónicos de contacto y el detalle de su negocio. Esto puede incluir los siguientes dependiendo de la naturaleza de los archivos y el desastre producido.
- Alquiler de cajas, carros y mesas plegadizas
- Generadores de emergencia
- Iluminación de emergencia
- Equipo de bombeo de emergencia
- Equipo de cantina y servicios de catering
- Plomeros
- Carpinteros
- Ingenieros estructurales
- Suministros adicionales de hojas de polietileno, cajas archivadoras para protección
- Facilidades de congelación y secado a vacío, junto con camiones refrigerados en casos necesarios
Cuando sea posible, contratar servicios locales ya que el contacto regular y de emergencia es más fácil y rápido.
Para algunos archivos es más fácil tratar con una empresa de recuperación de desastres que manejará todo el problema del salvataje de documentos, cualquiera sea la naturaleza. Existen varias de dichas empresas en el Reino Unido, pero es esencial negociar con ellos antes de cualquier emergencia, para conocer exactamente que servicios y equipo pueden proveer y qué cobran. No todas manejan cualquier tipo de material, pero en una emergencia es tentador asumir que son todos expertos totales. Aunque tomen sus intereses a pecho, son esencialmente proveedores de un servicio comercial.
La preparación incluye tomar todas las precauciones necesarias de respaldar los datos electrónicos en una base regular. Casi todas las organizaciones dependen hasta cierto grado de estos registros comunes y una buena práctica debe ser inculcada desde el principio. El almacenamiento fuera del sitio de copias del material vital o del disco duro es un requisito de varias aseguradoras y debe ser cumplido rigurosamente.
Se puede establecer un manual de acción en caso de desastre mientras se desarrollan los planes preventivos y preparativos. Es probable que se discutan temas particulares durante las etapas preliminares y es útil anotarlas, aunque se cambien posteriormente. Una de los primeros puntos a considerar por el comité es un calendario, con fechas fijas para completar las diferentes tareas y el manual debe estar incluido. Sin embargo, no es una tarea que se complete una vez y para siempre; luego de cada período de entrenamiento o hasta después de un desastre, las instrucciones deben ser revisadas y enmendadas.
El manual es una ayuda para aquellos que deben hacerse cargo de operaciones de recuperación de desastre, dando los detalles vitales de contactos e instrucciones generales. No debe ser una sorpresa para el personal y voluntarios, que ya habrán sido entrenados antes; es designado como un ayuda-memoria en una situación de stress. Dado que cada desastre es diferente, no tiene objeto la formulación de planes complicados; es mejor tener un manual corto, de hojas sueltas con información esencial y confiar en que el personal sea flexible de acuerdo a cada caso que se produzca.
El contenido variará de acuerdo a las necesidades del archivo, pero debe incluir lo siguiente:
- Números telefónicos del personal entrenado ordenado en cascada (ver más adelante)
- Números telefónicos de proveedores de servicios y equipo
- Planos de los pisos
- Perfil de instrucciones para el coordinador (a veces se tienen que hacer cargo los coordinadores delegados)
- Perfil de instrucciones para los equipos que retiran el material del área de desastre
- Perfil de instrucciones para aquellos que dividen el material entre lo que puede ser secado en el lugar y lo que tiene que ser BLAST FROZEN
- Perfil de instrucciones para documentar el material que es retirado del lugar (cajas etiquetadas, listado de números de referencia etc.)
- Perfil de instrucciones para seguridad si el material debe ser retirado del lugar
- Perfil de declaraciones para la prensa y otros medios
Quienes realizarán las tareas deben completar diferentes secciones, con el coordinador actuando como editor. Se le debe asignar a una persona la tarea específica de verificar regularmente los números telefónicos y detalles de contacto; el personal y los proveedores cambian, o cambian sus circunstancias, y una lista vencida es inútil.
Durante el transcurso de una acción de recuperación, el personal trabajará en grupos para retirar el material de las áreas dañadas o amenazadas, cubriendo con láminas de polietileno las áreas no afectadas o preparando el material para BLAST FREEZING o secado. Es mejor emplear al personal en sus roles normales; el personal de almacenamiento está familiarizado con las áreas de almacenamiento y con técnicas para mover cajas pesadas; los conservadores están acostumbrados a evaluar la condición del material de archivo y de manejarlo cuando está en estado frágil; otros empleados están acostumbrados a documentar el material o manejar temas administrativos relacionados por suministros. De ser posible todos los interrogantes de los medios deben ser manejados por alguien familiarizado con la prensa, habilitado a emitir comunicados con calma para no exacerbar una situación de por sí complicada. Es probable que el personal tenga que responder al desastre fuera de horas normales – la mayoría de los desastres ocurren cuando hay menos gente alrededor para notar las señales de alarma de una inundación o falla eléctrica. Por lo tanto es esencial asegurarse que este personal esté de acuerdo en participar en un grupo y que se les pagará algún gasto extra u horas de trabajo extra. Los desastres no son acontecimientos baratos y es imprescindible poder contar con el personal y sus habilidades. Se deben designar grupos, dependiendo del tamaño del archivo, que deben entrenarse juntos para asegurar que están al tanto de los procedimientos y la necesidad de un trabajo flexible.
El equipo a ser utilizado por los grupos inmediatamente después de la emergencia debe estar disponible en locales apropiados alrededor del edificio, o fuera de él si existe un galpón apropiado u otra área de almacenamiento. La escala de disponibilidad dependerá del tamaño del archivo y de la facilidad para obtener provisiones adicionales. No todo el material debe estar en el mismo lugar; por ejemplo, puede ser útil almacenar rollos de polietileno y tijeras en los STRONGROOMS, para que se pueda tomar una acción inmediata para proteger el material no dañado si se detecta una inundación o LEAD. Por otro lado será necesario de guardar stocks de ropa protectora y elementos como linternas y baterías. Estos es mejor guardarlos cerca de una entrada al edificio para que estén disponibles inmediatamente. Para algunos puede ser preferible de proveer al personal con ropa que pueden llevar a sus casas, para evitar la posible dificultad de ubicar al almacén de ropa dentro del área de desastre. Todos aquellos que respondan a un llamado de desastre deben usar capas de ropa que se pueden sacar o reponer fácilmente. En algunos edificios puede hacer mucho frío si no tienen electricidad, otros, debido a un buen encapsulado, se pueden calentar. Todo el personal debe tener como mínimo:
- Chaqueta o bandas fluorescentes (los edificios pueden estar muy oscuros)
- Delantal u otros mamelucos protectores
- Botas
- Linterna o casco con linterna incorporada
- Guantes de plástico
- Máscaras faciales
Equipo para secar agua del piso, cajas etiquetadas, indicando áreas peligrosas y localizaciones de registro deben estar ubicadas en cajas alrededor del edificio. Las cajas deben estar etiquetadas como cajas de almacenamiento para desastre y deben estar lacradas para evitar que se lleven artículos “en préstamo”. Los contenidos y los lugares deben ser controlados regularmente por el coordinador o un miembro designado del comité de desastre. Existen contenedores con ruedas disponibles para almacenar estos artículos, que pueden ser transportados a conveniencia. La mayoría de los archivos deben tener por lo menos dos contenedores de este tipo, para evitar el posible perjuicio de que el único equipo se encuentre en el área de desastre. Muchos deberán tener además respaldo y materiales adicionales guardados en el taller de conservación si éste existe, o en algún otro lado. Las cajas deben contener como mínimo lo siguiente:
- Lampazos
- Baldes
- Esponjas
- Etiquetas de atar
- Hilo
- Cinta
- Cinta adhesiva
- HAZARD TAPE
- Tijeras
- Bolsas de polietileno
- Linternas
- Papel absorbente
- Lapiceras y lápices (indelebles)
- Hojas de registro de desastre
- Vendas de tela (para envolver volúmenes para congelar)
- Alfileres de gancho (para sujetar las vendas)
El entrenamiento es la última parte vital de la preparación. El objeto principal es asegurar que el personal tenga confianza en lo que tiene que hacer, para evitar el pánico. Por este motivo es importante recalcar que sólo el personal entrenado debe ser llamado en una emergencia, otros voluntarios seguramente quieran colaborar pero posiblemente perjudiquen más de lo que puedan ayudar. Recalcando la importancia del entrenamiento también pone énfasis en la necesidad de estar preparado y aumenta el perfil de planificación del desastre dentro del archivo o la organización madre.
Cada grupo debe practicar inicialmente su propio papel para que los miembros tengan claras sus responsabilidades. Estas deben ser coordinadas con otros grupos y practicadas en el lugar siempre que sea posible sin causar alteraciones. El material puede ser movido de un lugar a otro en la oscuridad, tomando en cuenta que el material mojado pesa el doble que el seco. Los conservadores pueden practicar embalando el material para congelamiento aún cuando no está mojado, y poner líneas de secado y mesas con ventiladores para secar libros. El coordinador puede ensayar el escenario cuando sea importante asegurar que todos estén bien informados, que haya un área designada para evaluación y otra zona de descanso, y que todos sepan que la comunicación con los medios debe ser canalizada a traavés de una personal especialmente designada para ello.
Cuando ocurre un desastre el coordinador debe tomar el control en cuanto lo permitan los servicios de emergencia que fueron llamados. No se permitirá la entrada de nadie al edificio hasta que el servicio de bomberos o policía lo crean seguro. En este momento es cuando se ve claramente el valor de un plan bien pensado y ensayado.
La primera tarea del coordinar es evaluar la extensión del daño y llamar a tantos empleados como estime necesario. Al principio es mejor de llamar sólo a algunos, avisando a los demás que estén a la orden. Se debe disponer de un área de evaluación separada del escenario del desastre pero lo bastante cerca para no perder tiempo en llevar el material dañado demasiado lejos. Debe ser espacioso y bien ventilado: aquí se tomarán las decisiones sobre si se secará por aire o se congelará el material y donde se puedan tirar las cajas dañadas. Se debe informar a los proveedores del equipo de emergencia para que puedan traer lo que sea necesario. Se debe avisar a las firmas de rescate o suministradores de camiones refrigerados para transporte del equipo de BLAST FREEZING, aún cuando al final éste no sea necesario. Se debe avisar a las compañías aseguradoras lo antes posible y preparar un comunicado para la prensa. Si esto es preparado por adelantado (texto sugerido en la caja) se asegurará que el público esté debidamente informado.
Al mismo tiempo se debe hacer todo lo posible para ventilar y secar el edificio; la acción apropiada dependerá del alcance del daño y de las facilidades disponibles pero abrir ventanas y asegurarse que los extractores de humo operan ayudará el flujo de aire y reducirá la amenaza de moho.Se debe proveer un área para que el personal pueda descansar; se proveerá té y café de ser posible, o se pedirá al personal que lleve termos. Si la operación de salvataje llevara mucho tiempo puede ser necesario organizar servicio de comidas. El personal puede ser entrenado en el área de descanso a medida que va llegando y alertado de posibles peligros, pero deben esperar a que se formen los grupos antes de empezar a trabajar, los individuos trabajando solos pueden ser un peligro para la seguridad.
La primer tarea es sacar el material del lugar dañado, dejando la limpieza para más tarde. El material tiene que ser llevado al área de evaluación donde debe haber electricidad normal o de emergencia. Si no hay conservadores en el lugar, se debe proveer entrenamiento adicional al personal que maneja los documentos dañados para habilitarlos a evaluar el daño. Cajas numeradas adecuadas para congelamiento deben ser traídas al área para que el material en bolsas de polietileno o envuelto con vendas de tela para mantener juntas tablas y libros, pueda ser introducido en bloque en ellas. Cada item debe ser etiquetado con un número para identificarlo y se debe guardar una lista del contenido de cada caja.
La sección de reacción del plan puede durar días o hasta semanas para completarse; seguramente demorará algún tiempo antes que el archivo pueda volver a operar normalmente. El coordinador deberá anotar lo que sucedió en cada etapa, para que el plan pueda ser evaluado finalmente.
Esta es la parte más lenta de cualquier plan. El coordinador debe estar preparado para que esto dure meses y hasta años, lo que es desilusionante para el personal y los lectores y puede ser un mensaje difícil de trasmitir. Una vez terminada la acción inmediata de salvar el material de la destrucción total puede haber expectativas que el archivo pronto funcionará normalmente.
Para contrarrestar esto y hacer progresar el proyecto, es importante empezar a planificar la recuperación de los documentos lo antes posible. Se deben establecer prioridades de acuerdo a la naturaleza de los archivos; algunos ven como más importante la restitución de los registros actuales, otros pueden necesitar un acceso más inmediato al material que está siendo utilizado por los investigadores. El material que ya ha sido copiado (en microfilm o digitalizado) puede quedar más abajo en la lista para conservación dado que, siempre que las copias hayan sobrevivido, éstas pueden ser utilizadas en su lugar. Es probable que éstos incluyan algunos ítems de íconos, pero estarán a salvo y seguros en congelamiento y no necesariamente son una prioridad.
Utilizando listas de material en diferentes lugares (algunos pueden estar en otros lugares para secado al aire además del material congelado) y tomando en cuenta las habilidades disponibles y recursos de conservación, o al menos redistribución en cajas y envoltura, se debe hacer un plan de recuperación luego de la discusión con colegas. Esto también será necesario si el trabajo lo realiza una organización de recuperación de emergencia por su cuenta, dado que las prioridades de recuperación dependerán de las decisiones del archivo. También será necesario involucrar a las compañías aseguradoras en la planificación de la recuperación; ellas probablemente hagan una evaluación independiente de la situación y si reclamaciones al seguro forman parte del plan de recuperación, hay que incluir el tiempo necesario para ello.
Al mismo tiempo que se planifica para la recuperación, el lugar debe ser devuelto a sus condiciones normales – secado, o en el peor de los casos, reconstruído. Si es necesario usar un lugar temporario para almacenamiento, el nuevo lugar debe ser controlado por estabilidad y seguridad del ambiente. Bajo ninguna circunstancia se deben regresar los archivos a un lugar menos que el estándar y que puede causar un mayor daño. Es imprescindible monitorizar las condiciones ambientales en esta etapa.
Una vez establecido el plan, acordados los recursos para la recuperación, y provisto el lugar adecuado, se puede empezar el trabajo en sí.
Como se menciona más arriba, es responsabilidad del coordinador la documentación del curso del desastre y los éxitos y fracasos de los planes de reacción y recuperación, aunque con la ayuda y observaciones adicionales de otros involucrados. Estos pueden incluir a quienes, aunque llamados a colaborar, no tengan una participación activa en la operación; sus comentarios también son valiosos. Realizar una reunión en cuanto sea posible hacerla sin interrumpir el trabajo, para discutir el desastre y calibrar las reacciones a la forma en que funcionó el plan. Un informe final deberá evaluar el éxito y otros comentarios del plan y hacer recomendaciones para cambios en los procedimientos, siempre que éstos hayan sido discutidos minuciosamente y acordados por las personas presentes en el desastre.